Minuten-Machen mit Online-Terminvereinbarung

So legen Sie die Terminfindung komplett in die Hände Ihres Kunden oder Interessenten. Nie wieder E-Mail-Pingpong oder minutenlanges Kalender-Abgleichen am Telefon.

Ich bekomme die bevorstehenden Telefontermine mittlerweile automatisch per E-Mail gesendet. Und das Tollste daran ist, dass jeder dieser Termine in meinen Terminkalender passt. Vorbei sind die Zeiten, in denen ich mit einem Kunden ewig E-Mail-Pingpong spielte, um einen stimmigen Termin zu finden. Oder gar am Telefon Vorschlag um Vorschlag machte, bis endlich einer passte.

Mit der Lösung von Terminland.de gewinne ich pro Terminvereinbarung im Schnitt 5 min wertvolle Zeit.

Die Kunden des Herstellers sind eigentlich Arztpraxen, Frisöre und sonstige Dienstleister. Doch gesehen habe ich diese innovative Idee zum ersten Mal bei Thomas Göller Mentoring.

Für wen lohnt sich die Einrichtung?

Im Grunde für jeden, der regelmäßig Telefon- oder Beratungstermine vereinbaren muss. Das System ist dabei so flexibel, dass es entweder dem Dienstleister ermöglicht, feste Terminlängen vorzugeben, oder dem Kunden die Wahl lässt, wie lang der Termin sein soll. Bei mir kann beispielsweise der Kunde entscheiden, wie viel Zeit er für ein Telefonat mit mir einplanen möchte. Sollte es mir dann zu lang erscheinen, kann ich es ja immer noch kürzen.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Am besten sieht man es live auf meiner Website www.rumohr.de/telefontermin. Als Erstes frage ich, welchen Grund der Anruf hat. Anschließend gebe ich die Möglichkeit, einen Zeitraum zu wählen. Erst danach werden mögliche freie Termine angezeigt.

So werden für einen 90 min langen Terminwunsch nur die Tage angezeigt, an denen es 90 zusammenhängende Minuten freie Zeit in meinem Kalender gibt. Probieren Sie verschiedene Varianten, dann werden Sie es sehen.

Sobald der Kunde einen Termin gefunden hat, der für uns beide passend ist, gibt er im nächsten Schritt seine Daten für den Rückruf an und bestätigt den Termin. Dieser ist somit direkt im Backend von Terminland.de für weitere Buchungen gesperrt und wird nicht mehr angezeigt.

terminplan-terminland

Parallel erhalte ich eine E-Mail mit allen Angaben. Ich trage den Termin dann in meinen persönlichen Kalender ein und bestätige dem Kunden die Annahme mit einer kurzen Nachricht. Hierbei teile ich ihm auch mit, dass ich ihn anrufen werden, und wiederhole die mir per Formular übermittelte Telefonnummer. So vermeide ich Schreibfehler und sichere den Termin zusätzlich ab.

Wie kommen die freien Termine ins System?

In der Administration von Terminland.de kann man feste Zeiten eintragen, zu denen man für Beratungen oder Telefonate zur Verfügung steht. Dies sind bei Praxen die Öffnungszeiten und bei mir beispielsweise feste Tage, an denen ich normalerweise mögliche Zeiten für Telefonate habe. Sofern an einem dieser Tage ein Vortrag oder Seminar geplant ist, sperre ich die entsprechenden Zeiten manuell in der Terminübersicht. Sie sind somit nicht mehr für die Terminbuchung verfügbar.

terminland freie zeiten

Dies sollte man natürlich konsequent handhaben und bei jedem neuen Termin auch direkt in Terminland die Sperrung vornehmen. Sonst kann das System nicht funktionieren.

Und wenn man eine E-Mail-Benachrichtigung verpasst?

Ich habe das System so eingestellt, dass nur Termine angezeigt werden, die mindestens 24 h in der Zukunft liegen. So kann ich nicht von einem Termin überrascht werden. Am selben Tag ist es einfach nicht möglich, einen Termin einzutragen.

termin deadline terminland

 

Wie kommt die Terminmaske auf die Homepage?

Auf Terminland.de wird ein sogenannter Einbettungscode zur Verfügung gestellt. Damit ist es für einen erfahrenen Webprogrammierer ein Leichtes, das Formular an beliebiger Stelle auf einer Website einzubinden. Es ist aber auch möglich, eine Buchungsseite von Terminland.de direkt aufzurufen. In meinem Fall würde diese Seite so aussehen: www.terminland.de/rumohr. Die Seite kann im System auch frei gestaltet werden.

terminland gestaltung

 

Kann man das System testen?

Ja, es gibt einen Testzeitraum, in dem man das komplette System testen und für sich in Ruhe entscheiden kann, ob ein Einsatz sinnvoll ist und welche Lizenz infrage kommt. Klicken Sie hier für weitere Informationen zu den möglichen Lizenzen.

Und hier noch das Info-Video von Terminland.de

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage von Terminland.de.

Zeit-Potenzial

Ich gehe bei meinen Erfahrungen von etwa 3 min Einsparung je Terminvereinbarung aus. Tatsächlich ist es sogar mehr Zeit, doch die Einrichtung und Pflege des Systems müssen davon abgezogen werden. Multiplizieren Sie die Zahl der Terminvereinbarungen pro Tag mit 3 min und multiplizieren Sie das Ergebnis dann mit 212 Arbeitstagen. Bei mir kommen bei dieser Rechnung rund 10 h und 36 min pro Jahr heraus! Und bei Ihnen?

 

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Artikel auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil geprüft von Annette Winkel
https://www.xing.com/profile/Annette_Winkel
www.lektorat-winkel.de

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Über den Autor

Joachim Rumohr ist Hamburger und Nordlicht mit Leib und Seele. Er hat mehr als zwanzig Jahre Vertriebserfahrung und das Potential von XING bereits früh erkannt. Seit 2006 gibt er sein Wissen professionell als Berater, Trainer und Vortragsredner weiter. Sein Schwerpunkt ist die digitalisierte Geschäftsanbahnung mit XING und seit 2017 auch LinkedIn.

Rumohr wird in der Presse als „XING-Experte Nr. 1“ genannt. Er ist Autor des Bestseller-Buchs „XING optimal nutzen” mit rund 20.000 verkauften Exemplaren. Auf seinem Blog veröffentlichte er seit 2007 über 1.000 Fachartikel und wird in mehr als 30 Büchern namentlich als der XING Experte genannt.

Zehntausende Menschen haben seine Vorträge live erlebt. Er führte mehrere tausend Beratungen und hunderte Seminare durch. Mit seiner begeisternden Art steht er für motivierenden und nachhaltigen Wissenstransfer.

Heute lebt und arbeitet Joachim Rumohr in Mölln, der östlich von Hamburg gelegenen Kurstadt. Mölln gehört mit rund 19.000 Einwohnern zu den zehn schönsten Kleinstädten Deutschlands. In seiner Umgebung mit sehr viel Wald, Natur und Seen findet Joachim Rumohr seinen Ausgleich: In seiner Freizeit klettert Joachim Rumohr leidenschaftlich gern auf Bäume. Dabei nutzt er das Equipment von professionellen Baumpflegern und steigt so auf Bäume in bis zu 40 m Höhe.

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Kommentare vs. DS-GVO

Ich habe bis heute kein wirklich funktionierendes und (mit meinen anderen PlugIns) kompatibles PlugIn für WordPress gefunden, mit dem ich die Standard-Kommentarfunktion in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung konform gestalten könnte. Ich habe mich daher zunächst entschieden die Kommentarfunktion abzuschalten und ein Formular für eine direkte Anfrage zu hinterlegen. Mal sehen, was die Zeit nach dem 25. Mai 2018 bringt und wie sich die ganze Situation entwickeln wird. Sobald es geht werde ich die Kommentare wieder einschalten.