Absagen gehen nicht mehr an alle auf der Gästeliste

Wird ein Event vom Veranstalter abgesagt und Sie hatten bereits Ihren Status auf “Nein” gesetzt oder auf die Einladung gar nicht reagiert, erhalten Sie jetzt auch  keine Absage mehr.Und das ist auch gut so, denn was interessiert mich die Absage des Events, wenn ich eh nicht teilnehmen wollte.

Rundschreiben an Teilnehmer abgelaufener Events

Bisher konnte man auch nach Ablauf eines Events immer wieder alle Mitglieder auf  der Gästeliste anschreiben und dies so als Rundschreibenfunktion missbrauchen. Jetzt können nur noch diejenigen vom Veranstalter angeschrieben werden, die mit Ja oder Vielleicht geantwortet hatten.

Rundschreiben an Teilnehmer die “Nein” geantwortet haben

Auch das war bisher möglich und aus meiner Sicht echt nervend, denn manche Veranstalter haben tatsächlich immer wieder versucht mit weiteren Informationen auch die zu erreichen, die klar mit “Nein” bereits geantwortet hatten. Dies hat XING nun unterbunden.

Tags mit kaufmännischen Und („&“)

XING hat die Handhabung des kaufmännischen Und („&“) in den Tags verbessert – Kontakte oder Gruppenmitglieder, für die Sie Schlagworte mit diesem Zeichen vergeben hatten, konnten Sie bisher nicht auf diesem Wege zu Events einladen.

Ich gehöre als Moderator der Gruppe “XING Live Hamburg” zur Gruppe der XING-Ambassadore, die über diese neue Funktionalität bereits seit einigen Monaten verfügen und ich durfte auch die allerersten Events überhaupt veranstalten, die mit der Integration von Amiando durchgeführt wurden.

Ein Beispiel sehen Sie, wenn Sie das bevorstehende Elbinsel-Networking am 30.06.2010 in Hamburg aufrufen.

Große Vereinfachung

Aus meiner Sicht hat diese Integration wirklich zu einer großen Vereinfachung geführt, denn vorher mussten die kompletten Zahlungseingänge auf dem Bankkonto einzeln kontrolliert und mit der Gästeliste abgeglichen werden. Besonders Spaß machten immer Überweisungen, bei denen das Mitglied auf der Gästeliste gar nicht zugeordnet werden konnte, weil vom Privatkonto oder einem Firmenkonto überwiesen wurde. Jetzt kommen nur noch die Mitglieder auf die Gästeliste, die auch wirklich ein Ticket gekauft haben.

Wesentlich einfacher und schneller ist auch der Einlass geworden. Früher mußten gerade bei großen Events ellenlange Teilnehmerlisten durchsucht werden, um den Gast darauf abhaken zu können. Dieser Vorgang konnte schon mal 1-2 Minuten in Anspruch nehmen, wenn der Name nicht richtig verstanden wurde und die Liste mehrere Seiten lang war.

Mit Amiando nutzen wir jetzt das Ticketing und das damit verbundene Einlassmanagement. Die Gäste bringen ein Ticket mit auf dem ein Barcode aufgedruckt ist. Dieser wird beispielsweise von einer im Notebook eingebauten Kamera erkannt und das Ticket damit erfasst und entwertet. Wir sehen immer direkt, wie viele Gäste bereits anwesend sind und der Vorgang am Eingang dauert pro Person nur wenige Sekunden.

Warum dann nicht für alle freigeben?

Die Integration klappt in der Regel problemlos, doch es kommt noch ab und an zu Fehlern bei der Zuordnung. Es fehlen Gäste auf der XING-Liste obwohl sie bezahlt haben und ein Ticket vorliegt oder sie stehen auf der Liste und das Ticket ist storniert. Für diese Feintuning wird sicher noch einige Zeit gebraucht, denn oft ist es nur schwer nachvollziehbar, warum es zu solchen Fehlern kommt.

Ich kann daher nachvollziehen, daß die XING AG hier noch zurückhaltend ist und die Anwendung nicht für alle freigibt. Wir arbeiten alle im eigenen Interesse daran, daß es zu 100% fehlerfrei abläuft und geben bei jeder Auffälligkeit Feedback an XING und Amiando.

Und wie kauft man ein Ticket und was ist mit dem Datenschutz?

Lesen Sie dazu den ausführlichen Artikelim XING Blog. Hier ist der Ablauf beschrieben und das Thema Datenschutz wird ebenso angesprochen.

Über Amiando

Mir mehr als 100.000 abgewickelten Events ist amiando Marktführer in Europa um online Tickets zu verkaufen und professionelle Registrierungsformulare zu erstellen. Neben der XING AG zählt amiando prestigeträchtige Namen wie BMW, die UNESCO, Telefónica O2 zu seinem weltweiten Kundenkreis und wurde mit zahlreichen Preisen ausgezeichnet.

XING hat dafür jetzt einen Sammel-Upload zur Verfügung gestellt. Um damit mehrere Events auf einmal erstellen zu können, benötigen Sie eine Datei im XML-Format, die alle erforderlichen Event-Details, wie beispielsweise Startzeit und Ort, enthält. Weitere Erklärungen finden Sie in einer detaillierten Anleitung, die XING auf der Seite “Upload von Events” zur Verfügung gestellt hat.

Dort finden Sie auch eine XML-Vorlage für das Anlegen unterschiedlicher Arten von Events und eine Anleitung zum Erstellen einer XML-Datei.

Verknüpfung mit Verwaltungssystemen

Diese neue Funktionalität ist gerade für Veranstalter von Seminaren und Events interessant, die Ihre Termine auch noch in anderen Systemen anlegen müssen.

Die offiziellen XING-Seminare werden beispielsweise in einem eigenen Verwaltungssystem angelegt. Daraus ergeben sich die Terminlisten, Einblendungen in Werbebannern, Anmeldeformulare und eine komfortable Verwaltung der Teilnehmer.

Jetzt erweitern wir das System um die automatische Erstellung einer passenden XML-Datei. So ist es sehr einfach, daraus schnell und fehlerfrei die offiziellen XING-Seminartermine auf XING anzulegen.

Prüfen Sie daher, ob es auch aus Ihrer Verwaltung heraus möglich ist Seminare automatisiert zu erstellen. Sie erleichtern sich die Arbeit, sparen Zeit und vermeiden Übertragungsfehler.

Die Suchfunktion ist dabei so angelegt, daß Sie zusätzlich entscheiden können, welchen Status Sie durchsuchen möchten.

Öffnen Sie zunächst die Gästeliste eines Events. Unterhalb der Filteroptionen für die Gästeliste finden Sie nun ein zusätzliches Feld in dem Sie Ihren Suchbegriff eingeben können.

Das Ergebnis Ihrer Suche wird Ihnen dann links in der Gästeliste angezeigt.

Mitveranstalter festlegen

Bisher war es eher schwierig seine eigenen Kontakte auf einen Event einzuladen, der von jemand anderen veranstaltet wurde. Oft wurde dann ein weiterer Event angelegt mit dem Ergebnis, daß es mehrere Gästelisten gab und der Überblick verloren ging. Oder in dem neuen Event wurde nur ein Link auf den bereits bestehenden versendet.

Verursacht wurde dies unter anderem weil jedes Mitglied glücklicherweise immer nur seine eigenen Kontakte oder die Mitglieder der von ihm selbst moderierten Gruppen einladen kann.

Jetzt besteht die Möglichkeit sogenannte Mitveranstalter festzulegen. Somit kann zum Beispiel ein für eine Veranstaltung gebuchter Referent auch seine eigenen Kontakte zu diesem Event einladen. Oder ein von mehreren organisierter Event kann jeweils als Einladung an die Kontakte jedes Mitveranstalters gesendet werden.

Wie legt man einen Mitveranstalter fest?

Im ersten Schritt muß man den Mitveranstalter auf bekanntem Wege zum Event einladen, damit dieser in der Gästeliste erscheint. Als nächstes ruft man die Gästeliste auf und klickt auf die Funktion “Mitveranstalter hinzufügen”.

Soll der Status wieder entzogen werden, klickt man einfach auf die dann erscheinende Funktion “Mitveranstalter entfernen”. Eine Nachricht bekommt das Mitglied über diese Statusänderung nicht. Es Bedarf einem gesonderten Hinweis.

Wie kann der Mitveranstalter seine Kontakte dann einladen?

Mit dem Status “Mitveranstalter” hat das Mitglied im Event die gleichen Optionen wie der Hauptveranstalter! Er kann daher die kompletten Optionen nutzen und daher auch die Funktion “Weitere Gäste einladen” mit denen er seine eigenen Kontakte einladen kann.

Als Mitveranstalter sollte man die eingeladenen Kontakte daher auch darüber informieren, daß man nicht selbst der Veranstalter ist, sondern seine eigenen Kontakte mittels der Einladung auf diesen Termin aufmerksam macht.

Die Hauptveranstalter sollten die Mitveranstalter mit Bedacht auswählen! Neben dem Einladen weiterer Gäste kann der Termin auch abgesagt, verschoben oder die Beschreibung geändert, sowie Rundschreiben an alle Gäste auf der Liste versendet werden!

Co-Moderatoren bei Gruppenevents können übrigens nicht als Mitveranstalter hinzugefügt werden. Für Co-Moderatoren bestanden die vorgenannten Möglichkeiten schon immer.

Neu: Anzeige des Wochentages

Von der Einladung bis zur Auflistung wird jetzt überall auf XING der Wochentag angezeigt. Damit wird die zeitliche Orientierung wesentlich erleichtert.

Neu:Teilnehmer und Status bleiben bestehen beim Verlegen von Events

Beim Verlegen des Events (egal ob Ort oder Zeit) werden nun nicht mehr alle Teilnehmer gelöscht. Statt dessen behält XING den Teilnahmestatus bei, schickt aber allen, die mit “Ja” oder “Vielleicht” zugesagt haben, einen Hinweis über die Änderungen am Event.

Neu: Keine Fehlermeldung mehr bei ausgebuchten Events

Wenn ein Organisator zu einem bereits ausgebuchten Event noch weitere Gäste einladen will, erhält er nun einen entsprechenden Hinweis und muss zuerst die Zahl der möglichen Teilnehmer erhöhen. Bisher erschien lediglich eine Fehlermeldung.

Neu: Hinweis für Zusage von Organisatoren bei ausgebuchten Events

Event-Organisatoren können nicht mehr einfach bei ihrem bereits ausgebuchten Event zusagen sondern bekommen einen entsprechenden Hinweis, dass das Event bereits ausgebucht ist. Bisher wurde einfach die Teilnehmerzahl um 1 erhöht.

Fazit

Ich freue mich über diese vielen kleinen und größeren Veränderungen im Eventbereich. Vielleicht können wir ja sogar schon bald auch wieder in der Gästeliste nach Namen und Firmen suchen?

Filtern nach Stadt

An der Stelle, wo man schon bisher nach Name, Firma und Tag filtern konnte ist jetzt die Stadt hinzugekommen.

Sie können jetzt also einfach den Namen der Stadt eingeben und bekommen anschließend nur noch Kontakte aus dieser Stadt angezeigt. Damit die Auswahl kontrolliert werden kann, hat XING in die Liste zusätzlich noch die PLZ und die Stadt genommen. (Siehe nächstes Bild weiter unten).

Es könnte nämlich zu einem Auswahl-Fehler kommen, wenn Sie die Suche nicht auf die Stadt einschränken und es zum Beispiel einen Kontakt oder eine Firma gibt, die den ausgewählten Stadtnamen auch im eigenen Vor- oder Nachnamen oder im Firmennamen hat. Schränken Sie daher immer bei dem Filtern nach Stadt auch den Filter selbst nur auf die Stadt ein.

Filtern nach PLZ

Während das Filtern nach Stadt recht einfach zu finden ist, versteckt sich die PLZ-Filterung derzeit noch etwas. Anders gesagt: Man muß einfach wissen, daß man in das gleiche  Feld zum Filtern einfach nur die ersten Stellen des gewünschten PLZ-Bereichs angeben kann. Doch ACHTUNG!

Die eingegebene Zahl wird nicht nur in den PLZ gesucht, sondern auch in allen anderen Feldern, wenn man nicht auch hier den Filter auf “in Stadt” einstellt!!! Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil neben “in Name, Firma, Stadt und Tags”.

Kommen jetzt weniger Einladungen?

Sicherlich wird sich diese Änderung nicht sofort auswirken, denn nicht jeder liest diesen Artikel und erfährt von dieser Änderung. Geben Sie diesen Tipp daher bitte in Ihrem Netzwerk uind vor allem an all diejenigen weiter, die Ihnen immer wieder Einladungen zu Events senden, die nicht aus Ihrer Region sind.

Das Problem lag an der Auswahl der Empfänger für solche Rundschreiben. Man konnte auch bisher schon zwischen den Stati in der Gästeliste auswählen, doch diese Auswahl war sehr gut hinter einem klitzekleinen Pfeil versteckt und die Grundauswahl dahinter war, daß immer ALLE Mitglieder, die auf der Gästeliste standen das Rundschreiben erhielten und das vollkommen unabhängig vom Status.

Event-Rundschreiben senden

Wenn man ein Event veranstaltet gibt es viele Gründe für den Versand eines Rundschreibens, in denen man zum Beispiel die Gäste mit dem Status “Ja” über die Parkplatzsituation informieren möchte, die mit “Vielleicht” über noch kurzfristig verfügbare freie Plätze oder die, welche noch gar nicht reagiert haben, an den Event erinnern möchte.

Dies kann man als Veranstalter mit der Funktion “Nachricht an alle Gäste senden” machen. (Rechts in den Optionen)

Empfänger für Nachricht auswählen

Mit der neuen Auswahl von XING wird es für jeden deutlicher, welcher Empfängerkreis mit der Nachricht angesprochen wird. Noch wichtiger dabei ist, daß XING jetzt nur noch den Status “Ja” vorselektiert hat. Weitere Empfänger müssen aktiv ausgewählt werden.

Damit sollte es zukünftig wesentlich weniger unnötige Event-Rundschreiben auf XING geben. Vielen Dank XING!

Woher kommt diese Flut an Einladungen?

Ich denke viele XING-Mitglieder haben zwar einerseits entdeckt, daß man Eventeinladungen an die eigenen Kontakte senden kann, wissen andererseits jedoch nicht, wie man die Gästeliste so filtert, daß wirklich nur die Kontakte eine Einladung erhalten, für die das Thema auch interessant ist. Es wird einfach ohne Rücksicht auf Verluste jede Einladung an alle Kontakte rausgeschickt.

Bei Gruppenmoderatoren beobachte ich zudem häufig, daß nicht nur die Gruppe (für die der Event interessant ist), sondern auch gleich noch alle eigenen Kontakte in die Gästeliste aufgenommen werden. Das ärgert mich immer ganz besonders, denn wenn ich mich für die Einladungen der Gruppe interessieren würde, wäre ich ja Mitglied dieser Gruppe, oder?

Ursache ist natürlich unter anderem der Button “Alle hinzufügen” mit dem es sehr leicht gemacht wird auf einen Klick alle eigenen Kontakte in die Liste der einzuladenden Gäste zu verschieben.

Ferner denke ich, daß es bei vielen einfach nur gut gemeint ist und man ja nie wissen kann, ob der eine oder andere nicht doch Interesse hat. Das Argument kann ich nachvollziehen, doch was spricht dagegen die eigenen Kontakte zu fragen, ob Einladungen zu Events erwünscht sind?

Fragen Sie Ihre Kontakte ob Ihre Einladungen erwünscht sind

Gesehen habe ich das schön öfters und ich finde es wirklich gut. Da bekommt man eine Einladung und am Ende steht “Geben Sie mir gern eine kurze Nachricht oder schreiben Sie einen kurzen Kommentar im Termin, wenn Sie keine weiteren Einladungen von mir erhalten möchten”.

So ist es bei jedem guten Newsletter. Es wird immer eine Möglichkeit angeboten sich von dem Verteiler nehmen zu lassen. Und bei vielen sind die Einladungen mittlerweile ein richtiger Verteiler, da sie regelmäßig immer wieder zu den gleichen Events einladen.

Wie verwaltet man so einen Verteiler?

Dazu ist es im ersten Schritt notwendig, daß Sie allen Ihren Kontakten ein TAG zuordnen. Zum Beispiel “EinlVert” als Kürzel für “Einladungsverteiler”. Wie Sie solche TAGs in Ihren Kontakten vergeben habe ich hier beschrieben: Kategorisieren Sie Ihre XING-Kontakte mit TAGs

Wenn Sie anschließend einen Event anlegen und dazu Gäste einladen, wählen Sie auf der Seite “Weitere Gäste hinzufügen” die Option “Meine Kontakte (getaggt)” aus. Hier bekommen Sie dann eine Liste Ihrer TAGs angezeigt und daneben steht in Klammern jeweils die Zahl Ihrer Kontakte, die diesen TAG zugeordnet bekommen haben.

Im oberen Bild sehen Sie zum Beispiel das TAG “Seminar-Interesse” mit 697 eingetragenen Kontakten. Sobald ich diesen Eintrag anklicke, werden diese 697 getaggten Kontakte in die Gästeliste verschoben und bekommen die Einladung zum Event.

Wie nimmt man Kontakte aus dem Verteiler?

Sobald Ihnen nun ein Kontakt sagt, daß er Ihre Einladungen nicht mehr bekommen möchte, löschen Sie bei ihm einfach den vergebenen TAG für diesen Einladungsverteiler und er wird bei der nächsten Einladung nicht mehr auf der Liste der einzuladenden Personen erscheinen.

Einfacher wäre es natürlich, wenn man den Kontakten, die keine Einladung mehr wollen, ein TAG wie “KeineEinladungen” geben würde, doch ein negatives Taggen gibt es in der Gästeliste nicht und daher müssen erstmal alle ein TAG erhalten, bevor Sie einzelne wieder ausschließen können.

Fragen Sie bei neuen Kontakten gleich nach dem Bedarf

Wenn Sie einen neuen Kontakt hinzufügen können Sie nun immer sofort auch fragen, ob dieser neue Kontakt Einladungen von Ihnen erhalten möchte. Oder Sie weisen ihn zumindest darauf hin, daß Sie ihn in den Einladungsverteiler aufgenommen haben und er den Erhalt von Einladungen jederzeit bei Ihnen abbestellen kann.

Wie verhindere ich als Empfänger weitere überflüssige Einladungen?

Wenn Sie selbst “Opfer” eines Einladungs-SPAMERS sind, dann wäre eine Möglichkeit den Kontakt wieder zu lösen. Das ist jedoch nicht immer die richtige Option, denn manchmal bekommt man auch uninteressante Einladungen von guten Kontakten.

Ich habe genau aus diesem Grund diesen ausführlichen Artikel geschrieben. Wenn ich von einem Kontakt zu häufig unerwünschte, beziehungsweise für mich uninteressante Einladungen bekomme, dann sende ich den folgenden Text an diesen Kontakt:

Betreff: Ihre Eventeinladungen / Informationen zum Aufbau eines Einladungsverteilers

Guten Tag Herr ..........,

Sie haben mir schon einige Einladungen zu von Ihnen veranstalteten Events gesendet. Da ich über XING sehr viele Nachrichten und auch Eventeinladungen erhalte und mich das Thema Ihrer Events aktuell nicht interessiert, würde ich mich freuen, wenn Sie einen Einladungsverteiler erstellen und mich darin zukünftig nicht berücksichtigen.

Wie Sie dies umzusetzen können finden Sie unter www.rumohr.de/blog/2009/wie-verhindert-man-unnoetige-event-einladungen-auf-xing

Alternativ können Sie Ihre Einladungen vielleicht zukünftig nur an Kontakte aus Ihrer Region senden?
http://www.rumohr.de/blog/2009/xing-update-filtern-nach-stadt-und-plz-bei-gaesteauswahl-fuer-event/

Ich sende Ihnen diese Informationen, da ich den Kontakt zu Ihnen nicht aufgrund von für mich uninteressanten Einladungen trennen möchte. Diese ist nämlich auf meiner Seite ansonsten die Einzige Option um weitere Einladungen auszuschliessen.

Viele Grüße

Joachim Rumohr
Ihr XING-Experte

Damit gebe ich dem anderen auf eine freundliche Art zu verstehen, daß ich keine zukünftigen Einladungen wünsche und zeige im gleichzeitig auf, wie er solche Einladungen entsprechend filtern kann.

Nutzen Sie diese Möglichkeit ebenfalls und kopieren Sie auch gern meinen obigen Text.

Eine erste Verbindung zum Microblogging Dienst Twitter hat XING jetzt im Event-Bereich geschaffen. Mitglieder können so auf einfache und schnelle Weise Ihre eigenen Events oder die Teilnahme an Events an Twitter übergeben.

Ich selbst nutze Twitter seit dem 03. März 09 als XING-Experte. Noch mehr über Twitter kann man auf Wikipedia nachlesen. Im XING-Netzwerk gibt es seit Februar 2009 eine eigene Gruppe dazu: Microblogging. Sie hat bereits über 1.000 Mitglieder.

Wo kann mit XING getwittert werden?

Im Bereich Events kann jetzt die Organisation oder Teilnahme an Events direkt aus XING heraus über den eigenen Twitter-Account verkündet werden. Dazu klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link bei der Übersicht.

Daraufhin landen Sie direkt im Texteingabefeld von Twitter, mitsamt einer Nachricht und dem Link zum Event. Natürlich können Sie Ihre Mitteilung bei Twitter noch anpassen. In der Übersicht im Twitter sieht es dann so aus:

Braucht man das?

Bei Twitter scheiden sich die Geister. Für die einen ist es ein Dienst der nicht mehr wegzudenken ist und für die anderen absoluter Unsinn. Bis es jedoch eine so große Bekanntheit hat, daß es für die “normalen” XING-User zu einer wichtigen Funktion wird, kann es noch eine ganze Weile dauern.

Gestern im Seminar in München hatte nicht ein einziger Teilnehmer bisher überhaupt etwas von Twitter gehört.

Schauen Sie vor dem Besuch eines Events in der XING-Gästeliste nach, wer von Ihren direkten Kontakten dabei sein wird. Die Gästeliste finden Sie rechts auf der Terminseite.

Da die Sichtbarkeit der Gästeliste vom Veranstalter bestimmt wird, ist sie leider nicht bei jedem Termin einsehbar.

Klicken Sie einfach auf den Punkt “zeigen” um die Liste der Teilnehmer zu öffnen. In der nun folgenden Ansicht der Gästeliste haben Sie rechts die Möglichkeit verschiedene Filteroptionen zu setzen. Klicken Sie einfach die Checkbox “Nur meine Kontakte” an.

In der aufgrund obiger Kriterien angezeigten Liste sehen Sie jetzt nur noch Ihre eigenen bestätigten Kontakte, die zu diesem Event zugesagt haben. So wissen Sie schon vorher, ob überhaupt direkte Kontakte von Ihnen bei diesem Event anwesend sein werden.

Die Anzahl der anzuzeigenden Einträge können Sie rechts oberhalb der Liste auf bis zu 200 ändern und die Sortierung kann nach Vorname, Nachname, Firma oder Status erfolgen.

Kontaktieren Sie Ihre Kontakte beim Event

Auf dem Event selbst können Sie nun gezielt nach diesen Kontakten Ausschau halten und sich dann zu Ihnen gesellen. Zum einen können Sie jetzt diesen Kontakt “pflegen” und zum anderen werden im Laufe des Abends immer wieder Gäste hinzukommen, die entweder Ihnen oder Ihrem Kontakt bekannt sind.

Nutzen Sie diese Gelegenheit um Ihren Kontakt aktiv vorzustellen und lassen Sie sich auch von Ihrem Kontakt entsprechend vorstellen. Dies erleichtert den Gesprächseinstieg mit Ihnen Unbekannten.

Sofern Sie auf dem Event mitbekommen, daß jemand etwas sucht, was ein Ihnen bekannter und anwesender Kontakt anbietet, dann stellen Sie die beiden ebenfalls aktiv vor und weisen Sie auf Ihren Kontakt und seine Anwesenheit hin.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg für Ihr nächstes Networkingevent und vor allem viele gute und interessante Kontakte!