PhraseExpress – Phrasen strukturiert in Ordnern abspeichern

Vor einigen Tagen hatte ich Ihnen in einer Artikelserie PhraseExpress vorgestellt. Haben Sie mittlerweile einige Phrasen angelegt und arbeiten Sie fleißig mit dem Programm? Dann gebe ich Ihnen heute noch eine Anregung für die Strukturierung Ihrer Phrasen und lege eine Beispielphrasendatei bei.

Mit der Zeit können sich bei intensiver Nutzung von PhraseExpress eine ganze Menge Textbausteine ansammeln und wenn Sie versuchen jedem Baustein einen eigenen Autotext zu geben, dann verlieren Sie irgendwann die Übersicht, bzw. können sich die ganzen Autotexte sicher bald nicht mehr merken.

Ich habe daher meine Texte in Ordner abgelegt und nur diesen Ordnern und einigen wenigen sehr oft benötigten Phrasen einen eigenen Autotext gegeben. Die Ordner habe ich dabei nach der jeweiligen Situation angelegt. Für Texte zur Akquise gibt es zum Beispiel den Ordner “Akquisetexte” mit dem Autotext “xat” und für Notizeinträge im XING-Profil eines Kontaktes gibt es den Ordner “Notizeinträge” mit dem Autotext “xne”. Die verschiedenen Signaturen habe ich im Ordner “Signaturen” mit dem Autotext “xsig” abgelegt und häufig benötigte Textabsätze finden sich im Ordner “Textabsätze” mit dem Autotext “xta”.

Das “x” habe ich als zusätzlichen Buchstaben vor jeden Autotext gesetzt, damit ich die Phrasen nicht beim Schreiben aus versehen aufrufe und die weiteren Buchstaben sind jeweils eine Abkürzung des Ordnernamens. Gebe ich jetzt eines dieser Autotexte ein, so werden mir in einem Auswahlfenster alle Kurzbeschreibungen der Phrasen aus dem Ordner angezeigt und ich kann die gewünschte Phrase mit den Pfeiltasten und Return oder der Maus auswählen.

Nach diesem Prinzip können Sie sich für alle möglichen Bereiche einen eigenen Ordner anlegen und haben stets den passenden Autotext parat. Die Ordner- und Phrasen-Beispiele aus diesem Tipp finden Sie in einer speziellen XING-Phrasendatei, welche Sie hier downloaden können.

Klicken Sie für den Import in Ihre PhraseExpress-Version anschließend in Bereich “Phrasen und Ordner” von PhraseExpress beim obersten Eintrag mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt “Importieren – Phrasendatei importieren. Wählen Sie dann im Dateidialog die heruntergeladene Phrasendatei aus um die von mir erstellten Beispielphrasen in Ihre Datei zu importieren.

Gehen Sie dann alle Texte durch und passen Sie die Inhalte Ihren Anforderungen an. Wichtig ist vor allem die Überarbeitung der Signaturen, da diese in einigen anderen Phrasen verknüpft sind.

ACHTUNG: Die Texte in den Ordnen mit dem Hinweis “(in Betreffzeile aufrufen)” sind speziell für Nachrichten im XING optimiert und müssen in der Betreffzeile der Nachricht aufgerufen werden.

Zur Artikelübersicht mit weiteren Informationen zu PhraseExpress.


Hat Ihnen dieser Beitrag geholfen? Ich freue mich über Ihren Kommentar dazu. Für einen direkten Kontakt mit mir lesen Sie bitte die Hinweise für die Kontaktaufnahme und bei Interesse an den XING-Seminaren klicken Sie hier.

Schlagworte: ,