So gruppieren Sie Ihre XING-Kontakte mit Kategorien

Auf XING ist es ganz einfach, neue Kontakte zu schließen. Damit Sie nicht die Übersicht verlieren, sollten Sie Ihre Kontakte – am besten von Anfang an – mit Kategorien (Schlagwörter, wörtlich: „Etiketten“) gruppieren. Kennzeichnen Sie damit zum Beispiel die Personen aus Ihrer Kontaktliste, die Sie gerne zu bestimmten Anlässen einladen wollen.

Was ist der Sinn und Zweck von Kategorien?

Mit den Kategorien bei XING können Sie Ihre Kontakte zu Gruppen zusammenfassen. Dieses Vorgehen hilft Ihnen dabei, Ihre Kontakte zu strukturieren und auch bei hunderten oder gar tausenden von Kontakten die Übersicht zu behalten.

Als Seminaranbieter geben Sie beispielsweise allen Interessenten die Kategorie „Seminarinteresse“. Als Eventveranstalter fassen Sie alle Sänger, Tänzer und Zauberer in der Kategorie „Künstler“ zusammen. Oder Sie bilden mit der Kategorie „Kunde“ eine Gruppe all Ihrer im XING-Netzwerk bestätigten
Kunden.

Grundsätzlich können Sie Kategorien nur Ihren direkten Kontakten zuordnen. Das können Sie bei der Kontaktbestätigung, in Ihrer Kontaktliste oder im Profil eines bestätigten Kontakts vornehmen. Welche Bezeichnungen und Schreibweisen Sie für Ihre Kategorisierung wählen, ist allein Ihre Entscheidung.

Die Kategorien sind nur für Sie sichtbar und bei der Anzahl gibt es keinerlei Einschränkungen. Insbesondere können Sie einen Kontakt auch mit mehreren Kategorien versehen und ihn auf diese Weise verschiedenen Teilzielgruppen zuordnen.

So setzen Sie Kategorien

Falls Sie schon über bestätigte Kontakte verfügen, vergeben Sie neue Kategorien am schnellsten direkt unter „Mein Netzwerk – Meine Kontakte“ in der Kontaktliste. Dazu müssen Sie jedoch die richtige Ansicht eingestellt haben! Diese finden Sie rechts oberhalb der Liste.

In die leere Zeile mit der Beschriftung „Meine Kategorien“ unter jedem Kontakt können Sie nun – durch Komma getrennt – beliebig viele Wörter eintragen. Neu vergebene Kategorien erscheinen danach automatisch in der Übersicht rechts neben Ihrer Kontaktliste. Kategorien, die Sie vielen Ihrer Kontakte zugeordnet haben, werden dabei automatisch größer dargstellt.

Steht der Cursor im Eingabefeld, können Sie mithilfe der Pfeiltasten nach oben und nach unten aus der Liste Ihrer bis dahin verwendeten Kategorien einen Eintrag auswählen. Wenn Sie diesen Weg gehen, vermeiden Sie Schreibfehler und damit verbundene unnötige Dopplungen von eigentlich gleichen Kategorien.

Nachdem Sie die vorhandenen Kontakte „kategorisiert“ haben, vergeben Sie von nun an Ihre Kategorien am besten gleich bei der Kontaktbestätigung.

Die Kategorien werden darüber hinaus auch im Profil angezeigt und können dort direkt editiert werden.

So können Sie Kategorien wieder löschen

Nicht mehr benötigte oder falsch geschriebene Kategorien können Sie löschen, indem Sie in der Übersicht rechts auf die falsche oder zu löschende Kategorie klicken. Dann bekommen Sie alle Kontakte angezeigt, denen Sie diese Kategorie zugeordnet haben. Löschen Sie nun die entsprechende Bezeichnung in allen Kontakten, dann wird die Kategorie rechts in der Übersicht nicht mehr angezeigt und in der Auswahl (mit der Pfeiltaste) auch nicht mehr angeboten.

So priorisieren Sie Ihre Kontakte

Wer sehr viele bestätigte Kontakte hat, verliert leicht den Überblick. Legen Sie in einem solchen Fall mit Kategorien fest, welche Ihrer Kontakte Sie regelmäßig kontaktieren möchten, um die Verbindung zu halten. Gruppieren Sie Ihre Kontakte dazu nach Prioritäten, indem Sie sie zum Beispiel als „A-Kontakt“, „B-Kontakt“ oder „C-Kontakt“ kategorisieren.

Konzentrieren Sie sich dabei zunächst auf Ihre A-Kontakte und geben Sie diesen eine Kategorie, damit Sie sie jederzeit auflisten können. Mit dieser Vorgehenensweise vermeiden Sie, dass Sie Ihre größten Kunden, Fürsprecher und Multiplikatoren aus den Augen verlieren.

Überlegen Sie sich, wie Sie mit den unterschiedlichen Kontaktgruppen umgehen wollen. Ihre Vorgaben könnten beispielsweise so aussehen: A-Kontakte sollen monatlich angerufen und über neue Informationen persönlich benachrichtigt werden. Bei B-Kontakten genügt eine schriftliche Kontaktaufnahme pro Quartal.

Kategorie-Gruppen anzeigen lassen

Sobald Sie einem Kontakt eine erste Kategorie zugeordnet haben, wird neben Ihrer Kontaktliste (Mein Netzwerk – Meine Kontakte – Ausführliche Ansicht) eine Kategorien-Übersicht angezeigt. Damit Ihnen die wichtigsten Schlagwörter sofort ins Auge fallen, erscheinen besonders häufig vergebene Kategorien fett formatiert. Klicken Sie auf eine Kategorie, so erhalten Sie eine Liste der Kontakte, die Sie zuvor entsprechend kategorisiert haben.

Kategorien als Filter bei Eventeinladungen nutzen

Wenn Sie einen Event bei XING anlegen, können Sie die einzuladenden Kontakte mittels der von Ihnen vergebenen Kategorien eingrenzen. Wählen Sie dazu im Bereich “Weitere Gäste einladen” einfach die Option “Ihre Kontakte (kategorisiert)”. Neben jeder Kategorie steht jeweils auch die Menge der Kontakte, denen Sie diese Kategorie vergeben haben.

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